Jednym z kluczowych etapów rozwoju prowadzonego biznesu jest zatrudnienie pierwszych pracowników. Wiąże się to z koniecznością przestrzegania przepisów prawa pracy oraz dopełnienia licznych obowiązków o charakterze publicznoprawnym ciążących na pracodawcy. W praktyce wielu początkujących przedsiębiorców nie jest świadomych zakresu tych obowiązków ani konsekwencji ich naruszenia, co może skutkować poważnymi sankcjami o charakterze finansowym, a nawet karnym, a także negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy. W związku z powyższym warto odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz w sposób bezpieczny z perspektywy prawnej dokonać zatrudnienia pierwszego pracownika w małej firmie oraz jakich najczęściej popełnianych błędów unikać na początkowym etapie prowadzenia działalności gospodarczej. Prawidłowe ukształtowanie stosunku pracy od początku zatrudnienia stanowi fundament stabilnych relacji z pracownikiem oraz minimalizuje ryzyko potencjalnych sporów sądowych w przyszłości. Z kolei odpowiednia procedura zatrudnienia oraz przygotowanie stosownej dokumentacji pozwalają przedsiębiorcy skupić się na dalszym rozwoju działalności, bez obaw o naruszenie przepisów prawa pracy.

Wybór formy współpracy

Początkujący przedsiębiorca, który zamierza rozpocząć współpracę z nowymi pracownikami powinien w pierwszej kolejności rozważyć w jakiej formie nawiąże współpracę z nowymi pracownikami. Najczęściej stosowaną i najlepiej zabezpieczającą interes pracownika formą jest umowa o pracę. Zapewnia ona pracownikowi pełnię uprawnień wynikających z Kodeksu pracy, takich jak prawo do urlopu, wynagrodzenia za czas choroby, ochrony przed zwolnieniem w określonych sytuacjach, czy prawo do odpoczynku. Jednocześnie umowa o pracę pozwala pracodawcy na efektywne organizowanie pracy oraz egzekwowanie obowiązków pracownika w ramach podporządkowania pracowniczego. W praktyce oznacza to, że pracodawca może w zakresie umówionej pracy wydawać pracownikowi wiążące polecania, którym ten ma obowiązek się podporządkować. Pracownik może odmówić polecenia, jeżeli wykracza ono poza zakres umówionej pracy lub pozostaje niezgodne z prawem. To właśnie podporządkowanie wyróżnia umowę o pracę od innych umów cywilnoprawnych.

Alternatywą dla umowy o pracę są umowy cywilnoprawne, takie jak umowa o świadczenie usług zwana potocznie umową zlecenia czy umowa o dzieło. Ich zastosowanie w praktyce może być problematyczne. Organy kontrolne takie jak Państwowa Inspekcja Pracy oraz ZUS, w przypadku wszczęcia kontroli skrupulatnie analizują, czy dana umowa nie jest pozorna i nie maskuje w istocie stosunku pracy. W razie stwierdzenia nieprawidłowości, konsekwencje mogą być poważne, a przedsiębiorca może być obowiązany do zapłaty zaległych składek, odsetek, a ponadto mogą być na niego nałożone grzywny. Organy w toku kontroli zwracają uwagę na faktyczny sposób wykonywania pracy, a więc badają więcej niż sama treść umowy. Istotne pozostaje również, że pracownik, który formalnie zawarł umowę świadczenia usług, a w rzeczywistości wykonuje pracę i jest podporządkowany pracodawcy może wnieść do sądu powództwo o ustalenie, iż w rzeczywistości jest stroną stosunku pracy. Oznacza to, że Sąd w toku procesu będzie badał czy stosunek prawny, który wiąże zleceniobiorcę i pracodawcę spełnia elementy stosunku pracy, a jeśli dojdzie do przekonania, że tak jest, to ustali stosunek pracy, co wiązać się będzie z przyznaniem wszystkich uprawnień pracowniczych takiemu zleceniobiorcy.

Dlatego, jeśli pracownik ma być podporządkowany pracodawcy, wykonywać pracę osobiście, w określonym czasie i miejscu – należy zawrzeć umowę o pracę. Takie działanie jest bezpieczne zarówno z prawnego, jak i praktycznego punktu widzenia. Dzięki temu przedsiębiorca może uniknąć konsekwencji prawnych związanych z ustaleniem istnienia stosunku pracy przez sąd pracy.

Zatrudnienie

Stosunki pomiędzy pracodawcą a pracownikiem reguluje prawo pracy. Jego trzonem jest Kodeks pracy, ale przedsiębiorca musi również znać i stosować przepisy wynikające z ustaw szczególnych, takich jak ustawa o minimalnym wynagrodzeniu, o ubezpieczeniach społecznych czy o ochronie danych osobowych (RODO), a także przepisy rozporządzeń m in. z zakresu BHP. Kompleksowe zrozumienie podstawowych zasad prawa pracy oraz poznanie treści regulacji pozwala na bezpieczne i zgodne z przepisami budowanie zespołu w rozwijającej się firmie.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy szczególnie istotne pozostają te przepisy, które dotyczą najważniejszych kwestii, takich jak forma i sposób zawierania umów o pracę, treść tej umowy, ewidencja czasu pracy, termin i sposób wypłaty wynagrodzenia, zapewnienie warunków BHP zgodnych z przepisami prawa, prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Pracodawca powinien również zadbać o zgodne z prawem zgłoszenie pracownika do ZUS i urzędu skarbowego oraz pilnować rozliczeń z tymi instytucjami. Brak znajomości prawa pracy nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za jego przestrzeganie. Dlatego zatrudniając pierwszego pracownika, warto zadbać o profesjonalne przygotowanie formalne i organizacyjne.

Umowa o pracę – kluczowe elementy

Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, jeszcze przed dopuszczeniem do pracy pracownika powinien zadbać o to by umowa była podpisana. Umowa powinna zawierać wszystkie obligatoryjne elementy, takie jak:

• dokładne i poprawne określenie stron umowy;
• data zawarcia umowy i dzień rozpoczęcia pracy – podkreślić należy, że nie musi to być ten sam dzień a pracodawca może się umówić z pracownikiem, że zacznie on świadczyć pracę dopiero za miesiąc;
• rodzaj umowy (na okres próbny, na czas określony lub nieokreślony) – prawidłowe określenie tej kwestii jest niezwykle ważne, gdyż wiąże się ona wprost z pewnymi uprawnieniami pracownika;
• miejsce pracy – to również powinno zostać określone w sposób przemyślany. Inne miejsce pracy będzie miała osoba wykonująca pracę wyłącznie w siedzibie przedsiębiorcy, a inne kierowca, który podróżuje po całej Polsce;
• stanowisko lub rodzaj pracy;
• konkretny wymiar czasu pracy – (np. pełny etat, ½ etatu);
• wynagrodzenie wraz ze składnikami, które składają się na to wynagrodzenie;
• obowiązki pracownika.

Szczególnie istotne jest dokładne określenie obowiązków pracownika. W przypadku większych pracodawców odbywa się to często przez odesłanie do regulaminu pracy lub zakresu obowiązków na danym stanowisku. Jeżeli jednak dotychczas pracodawca nie posiadał takich dokumentów to w jego interesie jest dokładne określenie w umowie obowiązków pracownika. Pracownik jest bowiem zobligowany wyłącznie do wykonywania tego rodzaju pracy, na jaką umówił się w umowie o pracę. Zaznaczyć również należy, że pracodawca jest zobligowany do poinformowania pracownika o jego prawach i konkretnych uprawnieniach.

Obowiązki pracodawcy wobec ZUS i urzędu skarbowego

Zatrudniając pracownika, przedsiębiorca staje się płatnikiem składek ZUS. Oznacza to, że w imieniu pracownika zobowiązany jest w terminie przekazywać składki na ubezpieczenie społeczne. Składki te potrąca on pracownikowi z jego wynagrodzenia brutto. Pracodawca w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia trwania stosunku pracy musi zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych przy użyciu formularzu ZUS ZUA. Formularz ten jest ogólnodostępny na stronach ZUS, a zgłoszenia można dokonać osobiście, pocztą lub przez internet za pomocą Platformy Usług Elektronicznych.  Od momentu zatrudnienia do momentu zakończenia współpracy obowiązkiem pracodawcy jest comiesięczne odprowadzanie w imieniu pracownika składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne. Ponadto pracodawca zobligowany jest do odprowadzania poza tymi składkami również składki na ubezpieczenie wypadkowe oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Dodatkowo pracodawca pełni funkcję płatnika zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych tzw. podatku PIT. Co miesiąc musi potrącać podatek z wynagrodzenia pracownika i odprowadzać go do właściwego urzędu skarbowego. Z tym obowiązkiem wiąże się również konieczność sporządzenia  raz w roku (do końca stycznia) deklaracji PIT-11 dla pracownika.

Dokumentacja pracownicza – obowiązkowa i szczegółowa

Kolejnym ważnym obszarem, w którym prawo pracy nakłada na początkującego przedsiębiorcę konkretne obowiązki, jest dokumentacja pracownicza. Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe każdego pracownika. Dokumentacja ta powinna być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika. Akta osobowe dzielą się na pięć części (A–E), które obejmują odpowiednio

•   Część A – dokumenty związane z procesem zatrudnienia u pracodawcy
•   Część B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika takie jak umowa o pracę, dokumenty dotyczące przetwarzania danych osobowych, zapoznanie się z przepisami BHP;
•   Część C – dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy;
•   Część D – dokumenty związane z karami dyscyplinarnymi;
•   Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika.

Dokumentacja ta dla umów zawartych po 2019 r, powinna być przetrzymywana przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Dokumenty mogą być prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Muszą być przy tym przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość i poufność.

Szkolenia BHP i badania lekarskie – obowiązek przed dopuszczeniem do pracy

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnych badań lekarskich stwierdzających brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Badania są przeprowadzane na koszt pracodawcy w placówkach medycyny pracy. Pracodawca kierując pracownika na badania określa jego stanowisko pracy co determinuje zakres badań. Podobnie jest ze szkoleniami BHP – każdy pracownik, zanim rozpocznie pracę, musi zostać przeszkolony w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Brak tych działań może naraić pracodawcę na karą finansową. W grę wchodzi również odpowiedzialność odszkodowawcza, a nawet potencjalna odpowiedzialność karną w przypadku wypadku przy pracy. Zgodnie bowiem z art. 220 k.k. narażenie pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu przez osobę odpowiedzialną  za bezpieczeństwo i higienę pracy, która nie dopełnia wynikającego stąd obowiązku jest przestępstwem, za które grozi kara pozbawienia wolności do lat 3. Można się posłużyć rzeczywistym przykładem przedsiębiorcy, który prowadził jednoosobową działalność gospodarczą i był odpowiedzialny za BHP, a przedmiotem jego działalności były roboty budowlane. Pracodawca nie zapewnił pracownikom wymaganych badań lekarskich ani instruktażu stanowiskowego przed zleceniem pracy na dachu hali o wysokości 6 metrów. Polecił wykonywanie prac bez zabezpieczeń technicznych oraz środków ochrony indywidualnej przed upadkiem. W wyniku tego jeden z pracowników spadł przez otwór w dachu i zmarł w szpitalu na skutek rozległych obrażeń wewnętrznych. Przedsiębiorca został uznany za winnego narażenia pracowników na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia oraz nieumyślnego spowodowania śmierci. Sąd Rejonowy w Bielsku Podlaskim wyrokiem z dnia 11 lutego 2019 r. wydanym w sprawie II K 383/17 wymierzył mu za to karę 1 roku pozbawienia wolności oraz 10 000 zł grzywny. Przedsiębiorca musiał również zadośćuczynić pokrzywdzonym i zapłacić im łącznie 55 000 zł

RODO a zatrudnienie – przetwarzanie danych osobowych pracownika

Zatrudnienie pracownika wiąże się z przetwarzaniem jego danych osobowych. Pracodawca przetwarza dane od CV, przez PESEL, po dane dotyczące stanu zdrowia. Wobec tego musi on spełniać obowiązki wynikające z RODO, w tym przekazać pracownikowi informacje o przetwarzaniu jego danych osobowych oraz zabezpieczyć dane w sposób adekwatny do ryzyka.

Ewidencja czasu pracy i wynagrodzenia

Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do ewidencjonowania czasu pracy – niezależnie od tego, czy pracownik pracuje w systemie podstawowym, równoważnym, czy zadaniowym. Ewidencja musi uwzględniać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe, pracę w niedziele i święta oraz urlopy. Jest ona podstawą do prawidłowego naliczania wynagrodzenia i wypłaty dodatków. Istotne jest również, że pracodawca na żądanie pracownika ma obowiązek udostępnić mu tę dokumentację. Ważne jest więc jej skrupulatne prowadzenie.  

Pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie przynajmniej raz w miesiącu, w stałym, wcześniej ustalonym terminie. Wynagrodzenie wypłacane jest z dołu (po przepracowaniu okresu rozliczeniowego). Powinno być również wypłacone do 10 dnia kolejnego miesiąca. Istotne jest, że pracodawca powinien wypłacać wynagrodzenie pracownika na jego rachunek bankowy. W gotówce pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik złoży stosowny wniosek. Prawo reguluje również wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę co oznacza, że żadna osoba zatrudniona na pełny etat nie może otrzymywać mniej niż zostało to określone w odpowiednim dla danego roku rozporządzeniu Rady Ministrów. Aktualnie minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4666 zł.

Najczęstsze błędy małych firm przy zatrudnianiu

Małe firmy, rozpoczynając proces zatrudniania pracowników, często popełniają powtarzające się błędy, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Do najczęstszych należy dopuszczanie pracownika do pracy „na próbę” bez zawarcia jakiejkolwiek umowy, podczas gdy nawet jednodniowe świadczenie pracy wymaga formalnego uregulowania oraz zgłoszenia do ZUS. Częstym uchybieniem jest również zastępowanie umowy o pracę umowami cywilnoprawnymi, mimo spełniania przesłanek stosunku pracy określonych w Kodeksie pracy, co w przypadku kontroli może skutkować koniecznością zapłaty zaległych składek oraz karą grzywny. Firmy nierzadko zapominają o obowiązku skierowania pracownika na wstępne badania lekarskie oraz przeprowadzenia szkoleń BHP przed dopuszczeniem do pracy. Do istotnych błędów należy także brak prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz nieprawidłowe naliczanie wynagrodzenia, w tym za godziny nadliczbowe czy pracę w porze nocnej. W praktyce pojawia się również nieprzestrzeganie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu. Pracodawcom zdarza się również korzystać z gotowych wzorów umowy o pracę, co może skutkować nieprawidłowym skonstruowaniem klauzul umownych, polegających w szczególności na braku określenia istotnych elementów stosunku pracy czy niezgodnymi z prawem postanowieniami umów – na przykład dotyczącymi okresów wypowiedzenia. Zaznaczyć przy tym należy, że normy prawa pracy są semiimperatywne, co oznacza, że mogą być one uregulowane inaczej tylko jeśli jest to bardziej korzystne dla pracownika. Co za tym idzie, jeśli treść umowy o pracę jest mniej korzystna dla pracownika, to obowiązują regulacje kodeksu pracy.

Uniknięcie tych błędów wymaga staranności, znajomości aktualnych przepisów prawa pracy oraz właściwego przygotowania dokumentacji kadrowej. W powyższym pomóc może współpraca z kancelarią prawną. Współpraca taka pozwala na ograniczenie ryzyka odpowiedzialności oraz sprawne i zgodne z prawem budowanie zespołu w rozwijającej się firmie.

Kontrola PIP i odpowiedzialność za naruszenia przepisów

Z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika przedsiębiorca może zostać skontrolowany przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Inspektorzy mają prawo wejścia do zakładu pracy bez uprzedzenia, a podczas kontroli sprawdzają legalność zatrudnienia, sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jak przestrzegane są przepisy BHP oraz zwracają uwagę na terminowość wypłaty wynagrodzeń. W przypadku stwierdzenia naruszeń, mogą nałożyć mandat karny oraz skierować wniosek do sądu o ukaranie przedsiębiorcy. Co ważne, odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika ponosi osoba  przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą.

Podsumowanie – profesjonalne podejście kluczem do sukcesu

Zatrudnienie pierwszego pracownika to przełomowy moment w rozwoju firmy. Choć może wydawać się skomplikowane, odpowiednie przygotowanie i przestrzeganie przepisów prawa pracy pozwala uniknąć poważnych problemów. Kluczowe znaczenie ma uregulowanie formy zatrudnienia, terminowe dopełnianie obowiązków wobec ZUS i urzędów skarbowych, prowadzenie wymaganej prawem dokumentacji oraz zapewnienie odpowiednich warunków BHP.

Kancelaria RITE Legal zapewnia kompleksową obsługę dla początkujących przedsiębiorców i przeprocedować wszystkie formalności zgodnie z obowiązującym prawem.